起業時のコピー機や複合機の失敗しない選び方

起業の際、必要になる設備の1つにコピー機・複合機があります。

起業間もない時期は特に必要となる機会も多いのが、書類のコピーや、印刷、スキャンなどではないでしょうか。

コピー機や複合機は、簡単に交換できるものではないため、機種や業者・契約内容は慎重に選ぶ必要があります。

……ということで、ここでは失敗しないコピー機・複合機の選び方についてご紹介していきます。

コピー機・複合機の導入方法から知る

起業時必要となるのがまず準備資金。 「初期投資をできるだけ抑えたい。」、「本業などになるべく多くの資金をまわしたい。」 と考えるのは当然のことです。起業間もない企業におすすめのコピー機・複合機の導入方法があります。それらは一般的に以下の3つになります。

・リース契約

・レンタル契約

・購入

ここではリース契約とレンタル契約について、のメリット・デメリットを見ていきます。

リース契約とレンタル契約の違い

初めにリース契約とレンタル契約なにが違うのか。大きな括りでいうと「借りる」という意味ではリースもレンタルも同じなのです。

レンタル：契約期間が様々

リース：あらかじめ決められた長期間でのみ使用可能（リース期間は5～7年程度と長めに設定されている場合が多い）

リースとレンタルでは利用できる機種にも差が出ます。

レンタル：基本的に数種類の決められた機種から選ぶことが多い

リース：利用できる機種に制限がない。新品の機種や自社の用途に応じて契約する機種を変えることができる

リース契約のメリットとデメリット

【メリット】

・レンタルよりも毎月の支払い金額が安い

・初期費用がかからない

・新品のプリンター・複合機を導入できる

・減価償却や固定資産税が発生しない

【デメリット】

・途中で解約できない

・リース会社の審査が必要

・手数料が掛かるため、総額が高くなる

・自社の所有物にならない

リース契約は、途中で解約すると残金の一括弁済を求められるため、原則として途中での解約ができません。

また、リース契約は購入ではないので、支払い終えたコピー機・複合機もリース期間が終わると返却する必要があります。

起業時は、どうしても初期費用を抑えることを重要視しがちですが、リース契約のデメリットも理解したうえで慎重に決めましょう。

レンタル契約のメリットとデメリット

【メリット】

・審査が必要ない

・短期間でも借りることが可能

・途中での解約が可能

・新しい機種への入れ替えが比較的容易

【デメリット】

・機種やモデルが選べない

・リースよりも毎月の支払い金額が高い場合がある

・初期費用がかかる場合がある

レンタル契約の場合、レンタル料に保守料が含まれることが多いです。 リース契約の場合、リース料と保守料を別々に支払うため、 それぞれを比較するとレンタル料のほうが高くなってしまう場合があります。 起業間もない時期は、機器のサポートを受けることも多くなると考えられるので、用途や目的を踏まえて契約方法を選びましょう。

結局どんなコピー機や複合機を選べばいい？

リースとレンタルの違いがわかったところで次は実際の選び方についてです。

オフィスでは毎日大量の印刷を行われており、それに使用される複合機選びは企業の経費削減にダイレクトに響きます。

ミスプリント防止やPC-FAX機能などを持った複合機がおすすめです。

企業の経費は、その多くがまだまだ合理化できる余地を残しており経費削減には一層の努力が求められます。そこでオフィス内の経費削減のために大きく貢献できるのは、紙・インクなどの無駄遣いを防ぐことのできる機能を持った複合機の導入です。どういったポイントを持つ複合機が経費削減に役立つのか、具体的に見ていきましょう。

ミスプリントを防ぐ複合機

人間と違って、複合機等の機器は書くべき文字を間違って書いたりはしません。

しかし、用紙の微妙なズレや用紙送りの不調によってはミスプリントが生まれてしまいます。また厄介なのはインクのかすれなどによる文字の一部脱落で、一見してミスに気が付きにくいため資料作成などの際にとても気を使うことになります。数百ページの資料でミスが見つかれば廃棄であり、印刷にかかったインク・紙・手間などすべてのコストが無駄になってしまいます。

このためミスプリントを防ぐ機能を持った複合機の導入は、長い目で見て経費削減のためのソリューションと言えるでしょう。

単純な印刷カウンターごとの料金に目を奪われず、こういったことに注目することがオフィスの経費削減につながります。

PC-FAX対応の複合機で無駄な印刷をなくす

業種によってはオフィスワークのなかで多くを占めるのが、ファクシミリによる文面のやり取りです。

電子メールが発達した現在でも、やはり紙メディアは依然として必要とされており、契約書や図面等はファクシミリで送る必要があります。しかし、PCで印刷し、それを人の手で機械に設置、また読み取って送信という過程は人の手が入るだけにミスも多く、わざわざ印刷する分のコストが無駄になります。PCから直接データを送信できるPC-FAX機能のある複合機のサポートがあれば、この部分を省いて大きく経費削減に貢献できるでしょう。

ただし、過程が簡略化されるだけに誤送信には注意が必要です。そこにだけ気を配ってPC-FAX対応複合機を活用しましょう。

イニシャルコストが多少かかったとしても、ミスプリント防止機能やPC-FAX機能を備えた複合機をオフィスに導入することは経費削減の効果を持ちます。会社の規模が大きければなおさらです。必要なものは削らず、こういった部分で節約して人材や設備の投資に企業の資産を注力することが中長期的な成長につながるため、複合機選びはとても重要と言えるでしょう。