オフィスの印刷はどっちが得？複合機VS専用機！

▽目次

1. はじめに
2. 専用機のメリット・デメリット
3. 複合機を導入することのメリット・デメリット
4. まとめ

はじめに

オフィスでの印刷に使われるプリンターには、印刷に特化した専用機と、各種機能を搭載した複合機の2種類があります。それぞれメリットとデメリットが存在するため、オフィスの状況に応じて選択する必要があります。

社内業務では必須とされるプリンターですが、オフィス用のプリンターには複合機と専用機があります。価格やコストなど一部の要素だけで決定すると、予想以上に無駄な経費が掛かるなど失敗するケースが少なくありません。
導入の際にはそれぞれのメリットとデメリットを理解するととともに、社員数や1ヶ月あたりの印刷枚数のほか、価格や設置スペース、ランニングコストや保守費用などを総合的に判断し、社内で十分検討したうえで決定することが大切です。

専用機を揃えることのメリット・デメリット

印刷に特化している専用機は、不要な機能を省いているため複合機に比べ本体価格が安く、導入時の初期費用を抑えられるというメリットがあります。複合機よりは小型でスペースを必要としないことから、限られたオフィススペースに導入したいケースにも向いています。FAXのように24時間待機させる必要が無いため、社員の帰宅後は電源を落とすことができ電気代の節約となり、ランニングコストの抑制にも繋がります。
デメリットは機能が印刷に限られているため、他の機能が必要となった際には別途購入するか複合機へ交換することとなり、かえって費用が膨らんでしまいます。他の機器を後追いで個別に購入すると、結果的に設置スペースも費用もかさばることになるほか管理も煩雑になることから、導入前には保守費用も含め十分に検討する必要があります。

複合機を導入することのメリット・デメリット

多くの複合機は印刷機能以外にもコピーやFAX、スキャナーといった4大機能を搭載しているため、1台の導入で済み設置スペースを必要としません。面積によって賃料が高くなるレンタルオフィス等では、特に真価を発揮します。
印刷専用機に比べると購入価格は高くなりますが、全ての機能を別々に導入するよりは初期費用を抑えることができ、ランニングコストも抑制できます。
デメリットは専用機に比べると高価なため、ある程度の初期費用が必要となります。全ての機能を使いこなせるようになるまでに、一定の時間を要することもデメリットの一つです。
更に一部機能に故障が発生し修理となった際には、他の機能も一時的に利用できなくなるため、予備の機器が無い場合は作業がストップする可能性もあります。

まとめ

以上のように、プリンターの専用機と複合機それぞれが持つメリットとデメリットは、オフィスの状況によっても変化します。FAXやスキャナーを必要としないオフィスで複合機を導入しても意味がありませんし、専用機導入後に他の機能が必要となった場合は、余計な経費がかかることになります。
プリンターを導入する際には、目先の予算や経費削減にとらわれず、先を見据えた状況判断が必要となります。