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パワポで資料制作してない? 社内資料には無駄が多すぎる!

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2018.06.26#コラム

パワポで資料制作してない? 社内資料には無駄が多すぎる!

目次

  1. はじめに
  2. 社外資料にはパワーポイントが優れている点
  3. 社内資料にそこまでの労力を割くことは必要か?
  4. まとめ

はじめに

経費を削減するためには、当たり前のことから見直す必要があります。基本的なところである資料作成によく使用されているパワーポイントを社内と社外で使い分けることで無駄を省くメリットを考えてみます。

資料を作成する場合、ほぼ全ての資料をパワーポイントを利用して作りますよね。しかし、それは果たして正しいことなのでしょうか。経費を削減して効率を上げるためには、社内用資料と社外用資料の作成方法を使い分けて資料を作ることも大切です。なぜ、全ての資料作成にパワーポイントを使用しないことが経費削減に繋がるのか解説していきたいと思います。

社外資料にはパワーポイントが優れている点

経費削減のためだからと言って社外資料作成までパワーポイントを使わずに作る必要はもちろんありません。具体的に言うならば社外資料を使って何をしたいのかは社内資料とは目的や達成すべきことが違うから使う必要があります。なぜなら社外向けのプレゼンテーションには宣伝効果を含めて見た目にこだわることが成功に繋がるからです。
きれいに資料作成していれば多数の人も目を惹くことができるので、ここはパワーポイントで作りむべきでしょう。また、社外用のプレゼンテーションはテキスト量を少なくしてスライドを多く使用し、テンプレートにこだわって作る必要があるのでパワーポイント以外で作ることはそもそも難しいものですし、テキストだけではないということは感情を伝えやすくする効果も期待できます。

社内資料にそこまでの労力を割くことは必要か?

確かに社外への資料作成は見た目を美しくする必要がありますが社内ではどうでしょうか。資料作成はパワーポイントで行い、出来上がった企画書をしようしてプレゼンテーションをするのが基本の構成だと思われますが社内で必要なのは企画を伝えることでありきれいなスライドではありません。内容の濃さを重要視するならばテキスト量が大事になります。つまりパワーポイントではなくエクセルで資料を作成する方が手間も少なくなるはずです。
実際に大手企業の中には社内資料の作成にはパワーポイントを禁止している会社もあります。これは社内資料に割く時間を減らすことによって時間の削減を行い結果的に経費の削減に繋がる効果があるからです。これにより得られるメリットは経費削減だけではなく、テキストを中心にすることによってより発言者の思考がまとまりやすく良い内容になるという利点もあります。

まとめ

資料作成の基本を見直すことでかかる時間を抑えるというのは、結果的に経費削減に繋がることでもあります。そのために工夫をすべきは社外よりも社内の方であると考えられます。社内に提出する企画書への労力が抑えられれば、その分社外への資料に力を注ぐことが可能になり、結果が出れば自社の売り上げにも繋がっていくでしょう。

 

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