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メールは見ないからFAXで… そんなときはインターネットFAX!

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2018.05.22#コラム

メールは見ないからFAXで… そんなときはインターネットFAX!

目次

  1. はじめに
  2. 意外と使える! インターネットFAXでできること
  3. インターネットFAX導入の仕方や使い方のコツ
  4. まとめ

はじめに

電子メールの普及以降、手軽で素早く、かつ安く連絡が取れるのはメールという印象がありFAXの使用は減少しましたがインターネットFAXという選択肢も経費削減には賢明です。
電子メールが普及してからはビジネスでの基本は電話・FAXからメールへと移行してきましたが、反面迷惑メールなどの氾濫で「メールを見ない」という習慣も生まれました。
ウイルスなどの脅威もあり、ふたたびFAXの重要性が見直されています。コストの低いインターネットFAXを導入することで事務コスト削減につなげることが可能です。

意外と使える! インターネットFAXでできること

FAXというとどうしても、

「料金が高い」「回線が重いなどサービスが悪い」「受信の時に紙を大量に消費する、片付けるのも手間」

といったイメージがありメインで使用するには経費のハードルが高いものでした。
しかしインターネットFAXというのは、送信側はメールと同じような使用感で送れる(PCやスマホ上のデータを送信するだけ)うえに相手方には従来通りの紙ベースのFAXで到着するものです。
紙で残しておきたい書面などもあり、相手方が望んだ場合にはこういったインターネットFAXで送信すればお互いにコストカットができるということになります。
こちら側が受信する場合も、紙を使いたくないときはデータ受信にしておけば送られてきたものをスマホでチェックすることも可能です。

インターネットFAX導入の仕方や使い方のコツ

インターネットFAXはいきなりソフトを導入して使うわけではなく、専門のサービス提供業者と契約する必要があります。
月額制、従量課金制などさまざまなタイプがありますが、FAX送受信の頻度が高いオフィスであればそれを支払ってもペイできる、コスト削減につながる可能性が高いでしょう。
複数の業者に見積もりを取るのと、現状自分のオフィスでファクシミリ送受信をどのくらい頻繁に行っているかを調査しておくとスムーズに導入できます。
使い方は簡単ですが、送ってしまうと取り返しがつかないため扱い方は十分に事前に練習しておくのが大切です。
慣れてくれば手間も減るため、最初の導入時にはしっかりと時間とコストをかけて運用できるようにしておきましょう。

まとめ

まだまだ紙で保存する必要のある書面は多く、相手方に高齢の方がいる場合などの需要もあるためビジネスシーンでFAXが必要とされることは当分なくならないでしょう。無駄に大量の紙やインクを消費することなく、スマートに賢く使えるインターネットファクシミリサービスを活用してより効率的なビジネスを目指しましょう。

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