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ペーパーレス化でコスト削減?!コピーを廃止?!

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2018.04.27#コラム

 

日本のインクが高いから、資料をコピーで配布は廃止。ペーパーレス化でコスト削減

目次

  1. はじめに
  2. コピーは経費も人件費も無駄! 資料は事前にメールで共有
  3. 会議ではプロジェクターやモニターを使えばみんなの集中力もUP
  4. まとめ

はじめに

コピーを使っての資料作りはインクなどの経費を無駄に使ってしまいます。ペーパーレスにすれば、情報の共有が簡単になり、経費の削減もすることができるので非常に便利です。

会議をするためにコピー機で人数分の資料を作って配布してという流れは当たり前に感じるかもしれません。しかし会議の時間を短縮したり情報を共有するためには、もっと簡単な方法があります。
それは複合機を使ってコピーではなく、情報を読み取りペーパーレスにすることです。ペーパーレスにすることで情報の共有が簡単になり、会議をスムーズに進めることができます。

コピーは経費も人件費も無駄! 資料は事前にメールで共有

情報を共有するために必要な書類はコピーにとって会議の時に参加者全員に配布するというのが、今までの一般的な会社のあり方だったかもしれません。

しかしコピーをするために必要な紙やインク代を考えると、コストパフォーマンス的に考えるとそこまで有効なのか疑問です。今までこうやっていたからと惰性で続けるのではなく、複合機を使ってペーパーレスにすればインクや髪を節約することができ経費の削減に繋がります。データも一括で管理することができるなど様々なメリットがあります。さらにメールで事前に資料を会議参加者に送って情報を共有しておけば、会議をスムーズに進行することできるので、ペーパレスはこれからの時代に合ったやり方といえるのではないでしょうか。

会議ではプロジェクターやモニターを使えばみんなの集中力もUP

インクを使わないペーパーレスにすることで、情報をタブレットなどの端末で管理することができるようになると、会議のたびに資料を作る手間もなくなります。

さらに端末に情報を残しておくことができるメリットもあり便利です。特に紙の資料の場合は、会議の後などで残しておくためには整理をしたり片付けの必要があります。紙媒体は残しておくだけでスペースを使いますし、必要な時に必要な資料をすぐに出すことができないこともあります。ペーパーレスならば必要な書類を会議の時にすぐに探すことができ、さらにデータを必要なところに送ったりプロジェクターで映すことも簡単にできるのもメリットといえるでしょう。
紙の場合は書類の紛失や外部への持ち出しなどセキュリティの心配がありますが、ペーパーレスにすることで情報漏洩などの安全性も向上させることができます。

まとめ

会議のためにコピー機で書類を作るのは、紙やインクを無駄に使ってしまいます。複合機を利用したペーパーレスにすれば、無駄な紙やインク代といった経費を削減することができるメリットがあります。料金的にも安くなりますし、データもメールで送り放題なので情報の共有や会議での書類を探す手間を省くことができて便利です。

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