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PDFってなに? 膨大な紙資料をプリンターのスキャンでスッキリ整理

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2018.04.23#プリンター

pdfってなに? 膨大な紙資料をプリンターのスキャンでスッキリ整理

PDFとは、Portable Document Formatの略で1993年にAdobe Systems社によって発表された電子文書のための共通言語です。

このPDFを利用すれば、膨大な紙資料をスッキリと整理することができます。

一昔前まで資料は紙媒体で保存するのが通常でしたが、その量が膨大になってくると、かさばったり、重かったりというデメリットがあります。

そんなときに便利なのがPDFでの保存・整理方法です。ここでは、そんなPDFについて紹介していきます。

 

目次

  1. PDFとはなにか? プリンターを使ったPDF化の仕方とは
  2. PDFファイルの特徴
  3. PDF化することで得られるメリット・デメリット

PDFとはなにか? プリンターを使ったPDF化の仕方とは

PDFは情報の配布や蓄積を電子的に行うために利用されています。

PDFプリンタードライバーという仮想のプリンターを使って作成する方法が一般的です。作成したPDFには印刷したときと同様のイメージが保存されます。

いわば、「電子的な紙」と言い換えることができます。WordやExcelをPDF化するのは比較的簡単です。印刷で選択できる場合もありますし、あらかじめパソコンの中に作成用のソフトが入っていることも珍しくありません。さらに無料で作成できるソフトもあります。また、プリンターにスキャンさせてパソコン上に保存するのも簡単です。スキャンするだけでよいのでお手軽で失敗も少なく済みます。

 

PDFファイルの特徴

それでは、ここでPDFファイルの特徴も見ていきます。

■フォントを埋め込むため、そのフォントが入っていないパソコンでも作成した時と 同じように表示させることができる。

■紙の上に印刷して表現される文書のデザインやレイアウトなど、 PDFが誕生するまでは紙に印刷して交換していた情報を PDF形式はほぼそのまま表現できる。

■文字だけでなく、画像なども含めることができる。

■ファイルが自動的に圧縮されるのでデータサイズが小さくなる。

■すばやく目的のページにアクセスできる。

■セキュリティ対策としてパスワードの設定などが可能 。 

 

【PDFを受け取ったときにPDFを閲覧するためのソフトウェアPDFリーダー】

PDFリーダーはPDFを可視化して画面への表示や印刷が可能 Windowsなど主要な環境ではPDFリーダーとして アドビのAdobe Readerが無償で配布されています。

携帯電話やスマートフォン用のAdobe Readerも提供されており、 ほぼすべての携帯端末でPDFを閲覧できます。

※PDFリーダーはアドビ以外の会社からも提供されています。最新のWindowsやMacでは、特別なPDFリーダーを導入しなくても、 標準機能だけでPDFの表示ができるようになっています。また、FirefoxやChromeといったWebブラウザもPDFリーダー機能を独自に備えています。

 

PDF化することで得られるメリット・デメリット

紙をプリントアウトして資料を作成するよりも、PDFのほうがかさばらずに済むのは大きなメリットです。

紙資料だと作成するときにページが抜けてしまったり、めくるのに苦労することもしばしばです。

また、量が多くなると重たくなりますし、プリントアウトする手間や紙の費用も馬鹿になりません。

保存や保管に場所が要らないのもメリットと言えます。PDFのファイルにしてしまえば、パソコンやハードディスクの中に全て収めることができるため、場所の確保が必要ありません。

 

逆にデメリットとして挙げられるのは、保存している機器が壊れたとき、閲覧したり取り出せなくなったりすることです。

すべての資料がなくなってしまったら大変です。バックアップを取っておくなどの対策が必要になります。

 

以上、ここまでPDFについて見てきました。

紙でまとめた資料を運んだり、片付けたりするときに苦労した経験は多くの人が持っています。

PDFで電子の紙として保存してしまえば、そういったデメリットから一気に解放されます。

保存方法も簡単で、紙のように資料が古くなってしまうこともありません。いくつかの注意点を守りさえすれば、PDFはとても簡単便利なツールなのです。

 

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