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勤怠管理でも経費削減ができる?!その方法とは…

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2018.03.29#経費削減

▽目次

  1. はじめに
  2. 紙での勤怠管理が担当者の残業を増やしていませんか?
  3. タイムカードの設備費・担当者の仕事をカット!
  4. まとめ

はじめに

紙での勤怠管理は様々な時間や労力を要する作業です。単純ながら重要なものですので、軽視することはできません。管理をデジタル化することで労力の緩和、そして経費の削減に繋がります。 勤怠管理のデジタル化は大企業の8割以上が利用しています。しかし、社員が100名以下の中小企業では、まだまだタイムカードや出勤簿を使用している会社が多く、2割程度しか導入されていません。デジタル化のメリットは大企業でなくても実感できるものです。ここでは、なぜ勤怠管理のデジタル化が経費削減に繋がるのかを見ていきます。

紙での勤怠管理が担当者の残業を増やしていませんか?

紙での勤怠管理業務には、勤務時間の記載された紙の収集・集計・計算する手間がかかります。この作業を勤務締切日に強いられるとなると、残業が発生してしまう担当者も少なくないのです。 残業や有給などの申請は勤怠届出書、打刻はタイムレコーダーと分担されていることがあり収集に多くの時間を要します。また、各休みの申請は上司の承認を得る時間が発生することもあるのです。収集が終わってからは、書類や部署ごとに分別して仕分けを行う必要があります。その後は、紙の内容をデータ化するため一般的にはExcelを使用して転記していきます。単純な作業ですが、打刻や申告漏れなどの確認と正確な入力が必要なためこれだけでも多大な時間がかかってしまいます。最後は計算結果の確認ですが、Excelの計算式が就業規則の変更などによって修正しなければいけないケースも発生します。これだけの作業となると残業となるのも無理はありません。

タイムカードの設備費・担当者の仕事をカット!

紙での勤怠管理は、総務や管理者の手間が非常に大きなことが難点です。勤怠管理の計算はExcelがやってくれますが、入力作業や確認はすべて手作業です。こういった手間は、デジタル化することで自動的に行ってくれるようになります。また、タイムカードの打刻漏れや転記ミスと言った人為的ミスも未然に防ぐことが可能です。間違いの修正に時間を取られることもなくなり、他の重要なタスクを進めることができるようになります。さらに、長時間労働を行っている従業員を放置することの法的なリスクの回避にもなります。締切日にしか気づけない問題も、一日ごとに確認できるようになるのです。導入コストが気になる方も、デジタル化はソフトを利用したり、スマートフォンを活用したりすることでかなり導入しやすくなっています。

まとめ

勤怠管理のデジタル化の導入は手作業での入力を強いられていた時間と人的経費を削減でき、正確なデータを自動集計することで組織運営の方針を決める分析要素にもなります。また、従業員の残業時間の把握は、法的リスクの回避にも繋がるのです。タイムカードに割かれる作業に悩まされている会社の管理者にとっては、デジタル化することで多くのメリットを享受できます。

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