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経費削減ができる?!複合機の選び方

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2018.03.08#コラム

オフィスでは毎日大量の印刷を行われており、それに使用される複合機選びは企業の経費削減にダイレクトに響きます。ミスプリント防止やPC-FAX機能などを持った複合機がおすすめです。

企業の経費は、その多くがまだまだ合理化できる余地を残しており経費削減には一層の努力が求められます。そこでオフィス内の経費削減のために大きく貢献できるのは、紙・インクなどの無駄遣いを防ぐことのできる機能を持った複合機の導入です。どういったポイントを持つ複合機が経費削減に役立つのか、具体的に見ていきましょう。

ミスプリントを防ぐ複合機

人間と違って、複合機等の機器は書くべき文字を間違って書いたりはしません。しかし、用紙の微妙なズレや用紙送りの不調によってはミスプリントが生まれてしまいます。また厄介なのはインクのかすれなどによる文字の一部脱落で、一見してミスに気が付きにくいため資料作成などの際にとても気を使うことになります。数百ページの資料でミスが見つかれば廃棄であり、印刷にかかったインク・紙・手間などすべてのコストが無駄になってしまいます。このためミスプリントを防ぐ機能を持った複合機の導入は、長い目で見て経費削減のためのソリューションと言えるでしょう。単純な印刷カウンターごとの料金に目を奪われず、こういったことに注目することがオフィスの経費削減につながります。

PC-FAX対応の複合機で無駄な印刷をなくす

業種によってはオフィスワークのなかで多くを占めるのが、ファクシミリによる文面のやり取りです。電子メールが発達した現在でも、やはり紙メディアは依然として必要とされており契約書や図面等はファクシミリで送る必要があります。しかし、PCで印刷し、それを人の手で機械に設置、また読み取って送信という過程は人の手が入るだけにミスも多く、わざわざ印刷する分のコストが無駄になります。PCから直接データを送信できるPC-FAX機能のある複合機のサポートがあれば、この部分を省いて大きく経費削減に貢献できるでしょう。ただし、過程が簡略化されるだけに誤送信には注意が必要です。そこにだけ気を配ってPC-FAX対応複合機を大いに活用しましょう。

イニシャルコストが多少かかったとしても、ミスプリント防止機能やPC-FAX機能を備えた複合機をオフィスに導入することは規模が大きければ大きいほど経費削減の効果を持ちます。必要なものは削らず、こういった部分で節約して人材や設備の投資に企業の資産を注力することが中長期的な成長につながるため、複合機選びはとても重要と言えるでしょう。

経費削減

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