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複合機のデータを消去する方法

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2018.02.16#コラム

複合機,データ,消去,ハードディスク,サービス,デジタル,コピー,メモリー,上書き,漏えい,初期化複合機にはハードディスクやメモリーが搭載されており、データが保存されるようになっています。そこに蓄えられたデータは自然と全て消えるものではないので対策の必要があります。

情報漏えいの原因となり多くの損害を出してしまう事件を発生しかねない複合機のデータはどのようにすれば消去出来るのでしょうか。多様な機能を持つ便利な複合機ですが、使い方次第で重要な情報が漏れてしまう危険性も秘めているので、取扱いには配慮が必要です。複合機に残るデータは便利に扱える反面データを悪用されるという怖い部分もあります。

情報漏えいのリスクを防ぐために

複合機には、コピー・プリンター・スキャナー・FAX機能が搭載されており、これらの機能を処理する際にメモリーやハードディスクを使用しています。このメモリーやハードディスクにある情報を読み取ることで情報を引き出すことが出来ます。この情報を保持する機能は便利である反面、情報を第三者や悪意を持つ人に読み取られる可能性を包含しています。情報漏えいは社内など組織内に置いてある複合機で行われる可能性も考えられますが、破棄した後にも発生する可能性があります。組織内に置いてある複合機のデータはそれに直接触れることができる人にだけ読み取られる可能性があるだけでなく、現在はインターネットを介して複合機を管理することも当然に行われていることから、そのネットから行われる可能性も増えています。

複合機のデータを消去するには

現在のデジタル複合機には一つの作業をした後にデータを自動的に消す機能がついたものもありますので、そのような機能がついているものを選んで、稼働させるという手段が考えられます。定期的にチェックする担当をつけるのも対策の一つです。また破棄業者に出す場合も念のためにデータの初期化しておくと良いと思われます。初期化によって、それまでの情報がリセットされます。さらに、業者によっては破棄するにあたってハードディスクに残されたデータを上書きすることで消去するといったサービスを行っているところもあります。破棄した後にはデータ消去作業完了証明書など各種証明書を発行するサービスも多くの破棄業者が実施しています。組織内で処分する場合はハードディスクなどを物理的に粉々にするなどする必要があります。

複合機のデータを消去する方法には、初期化する・自動的にデータを消す機能が付いているものならそれを稼働させる・メモリーなどを物理的に破壊するといったことが考えられます。また、処分の際には破棄業者に依頼して証明書を発行してもらうなどして情報漏えいを防ぐ対策を万全として組織の活動を守っていきたいものです。

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